Sistem Informasi Akuntansi (II)

        I.            PROSES BISNIS DAN DATA SIA

a)        Proses dan Kejadian Bisnis

Proses bisnis merupakan seperangkat aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Satu cara penting untuk mempelajari proses bisnis adalah dengan berfokus kepada siklus transaksi. Siklus transaksi mengelompokkan kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu. Kejadian adalah berbagai hal yang terjadi pada saat tertentu. Proses bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi utama :

·         Siklus pemerolehan/pembelian (acquisition/purchasing cycle) mengacu pada proses pembelian barang dan jasa.

·         Siklus konversi (convertion cycle) mengacu pada proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa. Contohnya meliputi, perakitan, penanaman, penggalian, dan pembersihan

·         Siklus pendapatan revenue cycle) mengacu pada proses menyediakan barang dan jasa untuk para pelanggan.

Operasi pada siklus pendapatan :

·         Merespons permintaan informasi dari pelanggan

·         Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa di masa mendatang

·         Meyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan

·         Menagih pelanggan

·         Melakukan penagihan uang

·         Menyetorkan uang kas ke bank

·         Menyusun laporan

Operasi pada siklus pemerolehan

·         Mendiskusikan dengan para pemasok

·         Memproses permintaan

·         Membuat perjanjian dengan para pemasok untuk membeli barang atau jasa masa mendatang

·         Menerima barang atau jasa dari pemasok

·         Mengakui klaim atas barang dan jasa yang diterima

·         Memilih faktur-faktur yang akan dibayar

·         Menulis cek

b)        Pengidentifikasian Kejadian Dalam Proses Bisnis

Pedoman mengakui kejadian

Pedoman ini berfokus pad apergeseran tanggung jawab dalam proses bisnis untuk mengidentifikasi kejadian.

·         Pedoman 1 : kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas. Sebagai contoh, seorang pelanggan boleh membaca catalog, menantikan layanan, atau melihat-lihat produk di took sebelum dia berinteraksi dengan karyawan perusahaan.

·         Pedoman 2 : Abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan agen internal. Sebagai contoh, seorang pelanggan menyewa mobil untuk dua minggu, meskipun mobil dikendarai sejauh ribuan mil, membeli bahan bakar dan memperbaiki ban yang bocor aktivitas ini tidak diketahui perusahaan, dan dibawah kendalinya sehingga tidak dianggap sebagai suatu kejadian.

·         Pedoman 3 : Kenali suatu kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari satu agen internal kea gen internal lainnya.

·         Pedoman 4 : Kenali kejadian baru ketikan proses disela atau diinterupsi seseorang diluar organisasi atau proses itu mungkin memulai proses tersebut. Sebagai alternative, prose situ dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah dijadwalkan. Pedoman biasanya berfokus pada perpindahan tanggung jawab antar agen internal. Berikut merupakan cara umum dimana suatu proses  mungkin berlanjut setelah adanya interupsi :

ü  Seseorang atau organisasi di luar perusahaan memulai kelanjutan proses.

ü  Proses berlanjut pada suatu waktu yang terjadwal.

·         Pedoman 5 : Gunakan satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat umum dari kejadian itu.

c)         Pengorganisasian Data dalam SIA

·           Sistem Manual untuk Siklus Pendapatan dan Buku Besar

ü  Kejadian yang mempengaruhi buku besar. Contoh kejadian seperti menerima, mencatat pesanan penjualan, pengiriman, pemuatan pesanan pembelian, dan menerima kas. Hanya sebagian kejadian yang dicatat didalam jurnal dan dipindahkan ke buku besar.

ü  Pengorganisasian data dengan menggunakan dokumen sumber, jurnal, dan buku besar. Contoh dokumen sumber berupa pesanan penjualan, slip pengemasan, dan faktur.

·           Arsip dalam SIA yang Terkomputerisasi

d)        Jenis-jenis File dan Data

ü  File Induk

o   Menyimpan data yang relative permanen mengenai agen-agen eksternal, agen-agen internal, atau barang dan jasa.

o   Tidak menyediakan perincian dari transaksi individual

o   Memilik karakteristik sebagai data acuan maupun data ringkasan. Data acuan adalah data deskriptif yang relative permanen dan tidak dipengaruhi oleh transaksi. Data ringkasan diubah ketika kejadian, seperti pesanan dan pengiriman.

ü  File Transaksi

o   Menyimpan data tentang kejadian.

o   Mencakup suatu field untuk tanggal transaksi

o   Mencakup informasi kuantitas dan harga

o   Kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu di dalam siklus pendapatan dan pemerolehan.

e)        Kejadian dan Aktivitas

Tujuan bagian ini, perhatian adalah pada aktivitas yang disertai pengumpulan atau penggunaan data. Di bagian ini memperkenalkan tiga jenis aktivitas yang akan membantu memahami SIA :

·   Pencatatan, mengacu pada penyiapan dokumen sumber dan atau penyimpan data kejadian dalam file transaksi

·  Pembaruan, mengacu pada tindakan mengubah data ikhtisar di suatuinduk untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian

·    Pemeliharaan File, aktivitas ini menangkap dan mengorganisasi data acuan tentang file induk
Selanjutnya : Bab III