Rangkuman SIA (V-VII)

BAB 5 MEMAHAMI DAN MENDESAIN DATA AKUNTANSI

Setelah berfokus pada proses bisnis dan unsure data SIA, maka sekarang berlanjut kepada bagaimana mendesain file data yang berfokus pada relational database atau basis data relasional. Pada basis data relasional data yang disajikan berupa tabel dua dimensi yang disebut relasi. Data disimpan didalam tabel, yang sama dengan file. Kolom pada tabel disebut atribut dan baris pada tabel disebut record.

Bagaimana mendokumentasikan file transaksi?

Kita perlu mengetahui pedoman untuk mengidentifikasi apakah tabel transaksi itu diperlukan atau tidak karena tidak semua kejadian relevan dengan permodelan data. Untuk langkah pertama, kita harus menentukan kejadian-kejadian yang ada didalam proses. Kedua, mengeluarkan kejadian yang tidak perlu dicatat didalam system. Ketiga, mengeluarkan kejadian query dan pelaporan karena mencakup penggunaan data yang telah dicatat didalam SIA. Terakhir, mengeluarkan kejadian pemeliharaan.

Atribut dan hubungan

Bagian ini menjelaskan tentang tiga konsep penting untuk memperbaiki desain awal yang dikembangkan dari analisis kejadian yaitu kunci primer, atrbut terhubung dan kardinalitas hubungan. Ketiganya bersama-sama membantu oernati lunak basis data mengaitkan informasi yang disimpan didalam tabel untuk memproduksi berbagai dokumen dan laporan.

·         Kunci utama (primary key) adalah atribut-atribut yang secara unik mengidentifikasi record di tabel.

Contoh : tabel pelanggan, tabel persediaan, tabel pesanan.

·         Kunci asing (foreign key) adalah field di tabel yang merupakan kunci utama di beberapa tabel lainnya.

·         Hubungan Antartabel pada basis data disebut kardinalitas yang menunjukkan berapa banyak keterjadian antar entitas.

Ø  Hubungan satu dengan satu

Ø  Hubungan satu dengan banyak / banyak dengan satu

Ø  Hubungan banyak dengan banyak

Signifikansi konsep untuk Aplikasi Basis Data

·         Mengimplementasikan dokumen dan laporan

·         Mengimplementasikan formulir input

·         Mengontrol data SIA: Integritas referensial

BAB 6 MEMAHAMI DAN MENDESAIN QUERY DAN LAPORAN

Query adalah permintaan informasi dari basis data atau lebih lengkapnya adalah instruksi untuk memperoleh kembali informasi dari tabel dan ditampilkan atau dicetak di formulir laporan untuk memenuhi kebutuhan pengguna. Laporan adalah pennyajian data yang terpola dan tersusun, dibuat dan digunakan sebagai suatu bagian integral dan proses bisnis.

Bahasa query telah dikembangkan untuk memungkinkan pengguna berkomunikasi dengan DBMS dalam bentuk lebih terstruktur.

·         Structured query language (SQL) merupakan standar untuk melakukan query basis data relasional. Format dasar query SQL adalah sbb: SELECT, FROM, WHERE.

·         Query by example (QBE) merupakan pendekatan yang lebih sederhanan, meskipun kurang kuat, untuk berkomunikasi dengan basis data. Perancang yang menentukan outputnya dengan menggunakan grid. Pengguna tidak dihharuskan mempelajari SQL karena MS. Access mendukung QBE.

Spesifikasi Query

·         Query Satu Tabel

·         Query  Banyak Tabel

Jenis-jenis laporan

Empat model laporan berdasarkan organisasi data di laporan ialah daftar sederhana, perincian yang dikelompokkan, ringkasan, dan entitas tunggal. Laporan dapat juga diklasifikasikan pada jenis data dalam laporan. Beberapa berfokus pada kejadian, lainnya mungkin berfokus pada tabel induk dan menyajikan data acuan dan ringkasan dari record tersebut.

Tata Letak Laporan

Terdapat Header halaman, Kotak label dan kotak teks, mengelompokkan atribut, header kelompok, perincian kelompok, dan footer kelompok.

Laporan Kejadian

Kita berfokus pada laporan kejadian yang mendaftar atau meringkas data kejadian yang tersedia di tabel transaksi. Contoh-contoh laporan transaksi meliputi pesanan pembelian (PO), faktur pembelian, retur pembelian, pesanan penjualan, pesanan penjualan, faktur penjualan, retur penjualan, pengiriman, penerimaan kas, dan laporan produksi.

Laporan kejadian diklasifikasikan menjadi empat model yaitu ;

a.       Daftar Kejadian Sederhana

b.      Rincian Kejadian Dikelompokkan

c.       Ringkasan Kejadian

d.      Kejadian Tunggal

Daftar Acuan dan Laporan Status

Daftar acuan (reference list) hanya melaporkan data acuan yang diambil dari tabel induk. Contohnya adalah daftar pelanggan dengan nama dan alamat, daftar pemasok, daftar produk yang terjual, dan bagan akun-akun buku besar. Daftar seperti ini bermanfaat untuk seseorang yang ingin cepat mengetahui berbagai informasi yang menjadi acuan untuk pelaporan.

Laporan status (status report)

Menyediakan data ringkasan mengenai barang, jasa, atau agen yang meringkas hasil – hasil transaksi masa lalu.contoh data ringkasan adalah Jumlah_Barang_di_Gudang, Saldo_Utang, dan Penjualan_Hingga_Sekarang. Laporan status dapat dibuat dalam bentuk terperinci atau ringkasan.

·         Laporan status perincian berkelompok (grouped detail statu report) menampilkan data ringkasan dan biasanya beberapa data acuan mengenai barang, jasa, atau agen maupun kejadian (perincian yang mendukung) yang menyebabkan perubahan data ringkasan.

·         Laporan ringkasan status (summary status report) mendaftar data acuan dan data ringkasan mengenai barang, jasa, atau agen.

BAB 7 MEMAHAMI DAN MERANCANG FORMULIR

Sebagai auditor dan evaluator SIA, akuntan menyadari bahwa sebuah formulir entri data merupakan hal penting dalam pengendalian internal. Formulir yang didesain dengan baik dapat meningkatkan akurasi dan pengendalian entri data. Formulir diperlukan karena langkah-langkah entri data mengenai informasi ke banyak tabel dapat ddigabungkan ke dalam satu formulir saja. Juga karena formulir menyajikan antarmuka (interface) yang mudah digunakan untuk pengguna akhir. Analisis kejadian dan formulir dapat membantu anda dalam mengidentifikasi kebutuhan akan formulir input.

Hubungan antar formulir input dengan tabel yaitu ;

1.       Satu formulir untuk mencatat data di satu tabel

2.       Satu formulir untuk mencatat data di dua tabel atau lebih

3.       Dua formulir atau lebih untuk mencatat di satu tabel

Jenis-jenis formulir input dikelompokkan menjadi tiga jenis yaitu formulir entri satu record, formulir entri bentuk tabel, dan formulir entri multitabel. Cara-cara untuk entri data dilakukan dengan empat cara berikut :

1.       Agen internal mengetik data

2.       Agen internal memilih data untuk dimasukkan dengan menggunakan tabel pencarian, tombol radio, atau kotak cek

3.       Agen internal memindai kode barang produk atau kartu identifikasi pelanggan

4.       Pengguna memasukkan data dengan menggunakan formulir di situs web perusahaan

Untuk mengidentifikasi formulir yang diperlukan, perlu diidentifikasi data yang diperlukan berdasarkan kebutuhan akan informasi mengenai kejadian-kejadian dalam proses dan mengenai agen, barang, dan jasa terkait. Untuk memahami bagaimana data dikumpulkan di perusahaan, seorang evaluator dapat mengembangkan sebuah daftar cara dimana system digunakan. UML use case dapat digunakan untuk membuat model interaksi antara pengguna system.

Untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi entri data dalam arti pengguna tidak harus memasukkan data secara langsung ke dalam tabel juga karena penggunaan formulir untuk meningkatkan pengendalian internal. Terdapat beberapa pengendalian untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi entri data :

1.       Kunci utama

2.       Fitur pencarian

3.       Pemindaian

4.       Pemeriksaan record

5.       Konfirmasi

6.       Integritas referensial

7.       Pemeriksaan format

8.       Aturan validasi

9.       Default

10.   Melarang field kosong

11.   Nilai yang dihasilkan computer

12.   Mengingatkan pengguna untuk menerima/menolak data

Untuk mendesain formulir, setelah diidentifikasi kejadian-kejadian dalam proses bisnis selanjutnya adalah menjelaskan desain data untuk perusahaan tersebut. Kemudian memasukkan adanya kejadian penyimpanan arsip yang diperlukan untuk menetapkan dan memodifikasi data acuan di file induk. Kemudian memutuskan kejadian mana yang melibatkan pemasukan data di formulir. Selanjutnya kita gambar use case diagram  yang mendaftar seluruh use case yang diperlukan untuk menunjukkan komunikasi dengan pelaku-pelaku yang tepat.