Rangkuman Sistem Informasi Akuntansi

        I.            MENGENAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

a)      Lingkup Sistem Informasi Akuntansi

SIA adalah suatu subsitem dari SIM yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan juga informasi yang diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi akuntansi. Tumpang tindih substansial didalam kebutuhan informasi muncul karena subsistem menggunakan data mengenai proses bisnis mendasar yang sama sehingga menunjukkan peluang bagi system informasi terintegrasi yang dapat lebih efektif melayani kebutuhan semua pengguna. Oleh karena itu informasi akuntansi merupakan bagian utama dann perangkat informasi yang diperlukan semua pengguna, para akuntan yang dapat meningkatkan pelayanan mereka dan mempertimbangkan keseluruhan proses bisnis sehingga mustahil untuk dengan tepat memisahkan bagian akuntansi dari komponen-komponen yang lain.

b)      Pemakaian Informasi yang Disediakan oleh SIA

Terdapat lima macam penggunaan informasi akuntansi

·         Membuat laporan eksternal

Perusahaan menggunakan SIA untuk menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para investor, kreditor, dinas pajak, badan-badan pemerintah, dan yang lain.oleh karena itu bentuk dan isi yang diterapkan untuk laporan-laporan ini secara relative tetap dan sama untuk banyak organisasi, para pemasok peranti lunak dapat menyediakan peranti lunak akuntansi yang mengotomatisasikan  sebagian besar proses pelaporan. Sehingga setelah informasi yang penting dicatat, lapran-laporan eksternal yang dihasilka jauh lebih cepat dan lebih mudah dibanding masa lalu.

·         Mendukung aktivitas rutin

Para manajer memerlukan system informasi akuntansi untuk menangani aktivitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan tersebut. System yang terkomputerisasi mahir melaksanakan tugas yang berulang-ulang dan banyak peranti lunak akuntansi yang mendukung fungsi yang rutin ini. Seperti scanner yang dapat memindai kode produk sehingga meningkatkan efisiensi dari prose bisnis.

·         Mendukung pengambilan keputusan

Informasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pad asemua tingkat dari suatu organisasi. Sebagai contoh ketika manajer ingin mengetahui pproduk-produk yang penjualannya bagus dan pelanggan mana yang paling banyak melakukan pembelian dan informasi yang dapat digunakan untuk proses bisnis selanjutnya.

·         Perencanaan dan pengendalian

Suatu system informasi yang diperlukan untuk aktivitas perencanaan dan pengendalian. Informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh system informasi dan laporan dirancang untuk menbandingkan angka anggaran dalam jumlah actual. Sebaga contoh analisis pendapatan dan beban bisa dilakukan di tingkatan produk secara individu. Data historis diambiol dari basis data dan digunakan dalam lembar kerja untuk meramalkan pertumbuhan dan arus kas.

·         Menerapkan pengendalian internal

Pengendalian internal mencakup kebijakan dan system informasi yang digunakan untuk melindungi asset-aset perusahaan dari kerugian atau korupsi dan untuk memelihara data keuangan. Sebagai contoh satu system informasi menggunakan kata sandi untuk menghindari individu memiliki akses terhadap informasi yang tidak mendukung pekerjaan mereka.

c)       Karakteristik Peranti Lunak Akuntansi

Cara lain untuk menggambarkan SIA adalah dengan menganggap aplikasi akuntansilah yang mengatur informasiaplikasi-aplikasi akuntansi menyediakan informasi yang diperlukan untuk penggunaan yang disebutkan sebelumnya. Pada umumnya siklus akuntansi dikelompokkan berdasarkan siklus transaksinya. Sebagai contoh yaitu aplikasi siklus pemerolehan membantu para pengguna untuk mencatat faktur pembelian, menelusuri jumlah terutang pada pemasok dan sebagainya. Interaksi SIA dengan pengguna terutama terdiri atas :

·         Pencatatan kejadian

·         Pengentrian informasi tentang pemasok, pelanggan, karyawan, dan produk

·         Pencetakan dokumen seperti pesanan pembelian dan faktur penjualan

·         Pelaksanaan permintaan informasi khusus untuk sesuatu yang dimaksud.

d)      Peran Akuntan dalam kaitannya dengan SIA

·         Akuntan sebagai pengguna

Para kuntan dan manajer menggunakan system akuntansi untuk semua fungsi seperti menyusun laporan eksternal, menangani transaksi, dan lain-lain. Setelah pemrosesan transaksi rutin terotomatisasi sehingga lebih sedikit waktu untuk fungsi rutin tersebut. Sehingga mereka menambahkan pemahaman atas proses bisnis dan organisasi data untuk pengambilan keputusan dan perencanaan strategis.

·         Akuntan sebagai manajer

Para manajer bertanggung hawab mengatur karyawan dan sumber daya untuk membantu suatu organisasi untuk mencapai tujuannya. Di organisasi kecil, tanggung jawab manajer akuntansi mencakup tidak hanya mengatur pencatatan dan pelaporan informasi akuntansi, tetapi juga mengelola informasi secara keseluruhan. Untuk meningkatkan nilai mereka, manajer akuntansi harus mengetahui bagaimana bisnis dijalankan, tujuan dan proses bisnis perusahaan serta bagaimanasistem informasi membantu mencapai tujuan tersebut dan mendukung proses bisnisnya.

·         Akuntan sebagai konsultan

Akuntan yang sudah berpengalaman dapat menyediakan jasa konsultasi di banyak bidang. Pengalaman dapat memberi para professional akuntansi suatu manfaat kompetitif dalam konsultasi mengenai pemerolehan, desain, instalasi, dan modifikasi system tersebut.konsultan-konsultan akuntansi telah merespons tantangan dari para klien yaitu klien-klien yang meningkat jauh lebih tinggi sehingga harapan serta tuntutan mereka menjadi lebih tinggi dengan cara :

a.         Mengkhususkan diri dalam industry tertentu

b.        Mengkhususkan diri dalam peranti lunak akuntansi dari satu atau dua pemasok

c.         Memfokuskan diri mereka atau staf mereka menjadikonsultan penuh waktu

·         Akuntan sebagai evaluator

Disini akuntan dilihat sebagai seorang auditor internal, auditor eksternal, dan penyedia jasa assurance (pemberi keyakinan) lainnya.

·         Akuntan sebagai penyedia jasa akuntansi dan perpajakan

Akuntan menggunakan peranti lunak akuntansi guna menyusun laporan keuangan untuk klien-klien kecil dan peranti lunak perpajakan untuk memberikan jasa perpajakan untuk klien-klien mereka.

      II.            PROSES BISNIS DAN DATA SIA

a)        Proses dan Kejadian Bisnis

Proses bisnis merupakan seperangkat aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Satu cara penting untuk mempelajari proses bisnis adalah dengan berfokus kepada siklus transaksi. Siklus transaksi mengelompokkan kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu. Kejadian adalah berbagai hal yang terjadi pada saat tertentu. Proses bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi utama :

·         Siklus pemerolehan/pembelian (acquisition/purchasing cycle) mengacu pada proses pembelian barang dan jasa.

·         Siklus konversi (convertion cycle) mengacu pada proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa. Contohnya meliputi, perakitan, penanaman, penggalian, dan pembersihan

·         Siklus pendapatan revenue cycle) mengacu pada proses menyediakan barang dan jasa untuk para pelanggan.

Operasi pada siklus pendapatan :

·         Merespons permintaan informasi dari pelanggan

·         Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa di masa mendatang

·         Meyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan

·         Menagih pelanggan

·         Melakukan penagihan uang

·         Menyetorkan uang kas ke bank

·         Menyusun laporan

Operasi pada siklus pemerolehan

·         Mendiskusikan dengan para pemasok

·         Memproses permintaan

·         Membuat perjanjian dengan para pemasok untuk membeli barang atau jasa masa mendatang

·         Menerima barang atau jasa dari pemasok

·         Mengakui klaim atas barang dan jasa yang diterima

·         Memilih faktur-faktur yang akan dibayar

·         Menulis cek

b)        Pengidentifikasian Kejadian Dalam Proses Bisnis

Pedoman mengakui kejadian

Pedoman ini berfokus pad apergeseran tanggung jawab dalam proses bisnis untuk mengidentifikasi kejadian.

·         Pedoman 1 : kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas. Sebagai contoh, seorang pelanggan boleh membaca catalog, menantikan layanan, atau melihat-lihat produk di took sebelum dia berinteraksi dengan karyawan perusahaan.

·         Pedoman 2 : Abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan agen internal. Sebagai contoh, seorang pelanggan menyewa mobil untuk dua minggu, meskipun mobil dikendarai sejauh ribuan mil, membeli bahan bakar dan memperbaiki ban yang bocor aktivitas ini tidak diketahui perusahaan, dan dibawah kendalinya sehingga tidak dianggap sebagai suatu kejadian.

·         Pedoman 3 : Kenali suatu kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari satu agen internal kea gen internal lainnya.

·         Pedoman 4 : Kenali kejadian baru ketikan proses disela atau diinterupsi seseorang diluar organisasi atau proses itu mungkin memulai proses tersebut. Sebagai alternative, prose situ dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah dijadwalkan. Pedoman biasanya berfokus pada perpindahan tanggung jawab antar agen internal. Berikut merupakan cara umum dimana suatu proses  mungkin berlanjut setelah adanya interupsi :

ü  Seseorang atau organisasi di luar perusahaan memulai kelanjutan proses.

ü  Proses berlanjut pada suatu waktu yang terjadwal.

·         Pedoman 5 : Gunakan satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat umum dari kejadian itu.

c)         Pengorganisasian Data dalam SIA

·           Sistem Manual untuk Siklus Pendapatan dan Buku Besar

ü  Kejadian yang mempengaruhi buku besar. Contoh kejadian seperti menerima, mencatat pesanan penjualan, pengiriman, pemuatan pesanan pembelian, dan menerima kas. Hanya sebagian kejadian yang dicatat didalam jurnal dan dipindahkan ke buku besar.

ü  Pengorganisasian data dengan menggunakan dokumen sumber, jurnal, dan buku besar. Contoh dokumen sumber berupa pesanan penjualan, slip pengemasan, dan faktur.

·           Arsip dalam SIA yang Terkomputerisasi

d)        Jenis-jenis File dan Data

ü  File Induk

o   Menyimpan data yang relative permanen mengenai agen-agen eksternal, agen-agen internal, atau barang dan jasa.

o   Tidak menyediakan perincian dari transaksi individual

o   Memilik karakteristik sebagai data acuan maupun data ringkasan. Data acuan adalah data deskriptif yang relative permanen dan tidak dipengaruhi oleh transaksi. Data ringkasan diubah ketika kejadian, seperti pesanan dan pengiriman.

ü  File Transaksi

o   Menyimpan data tentang kejadian.

o   Mencakup suatu field untuk tanggal transaksi

o   Mencakup informasi kuantitas dan harga

o   Kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu di dalam siklus pendapatan dan pemerolehan.

e)        Kejadian dan Aktivitas

Tujuan bagian ini, perhatian adalah pada aktivitas yang disertai pengumpulan atau penggunaan data. Di bagian ini memperkenalkan tiga jenis aktivitas yang akan membantu memahami SIA :

·         Pencatatan, mengacu pada penyiapan dokumen sumber dan atau penyimpan data kejadian dalam file transaksi

·         Pembaruan, mengacu pada tindakan mengubah data ikhtisar di suatuinduk untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian

·         Pemeliharaan File, aktivitas ini menangkap dan mengorganisasi data acuan tentang file induk

    III.            MENDOKUMENTASIKAN SISTEM AKUNTANSI

Proses pembuatan diagram system mempunya banyak manfaat. Diagram tersebut akan menyoroti aspek-aspek penting dari suatu bisnis. Sebagai perancang dan konsultan, disiplin sangat diperlukan dalam pembuatan diagram untuk memasyikan bahwa analisis dan desain telah dilakukan dengan benar. Dengan demikian, diagram itu seperti menawarkan suatu cara yang efektif untuk mengomunikasikan informasi tentang proses bisnis dan system akuntansi kepada para pemakai.

Diagram Aktivitas UML

Unified Modeling Language (UML), suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun, dan mendokumentasikan suatu system informasi. UML dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis dan desain berorientasi objek oleh Grady Booch, Jim Rumbaugh, dan Ivar Jacobson. Namun demikian, UML dapat digunakan untuk memahami dan mendokumentasikan setiap system informasi. Alasan lain memilih UML juga terletak karena UML menyediakan pilihan diagram untuk mendokumentasikan proses bisnis serta system informasi.

Diagram aktivitas UML memainkan peran seperti sebuah peta dalam memahami proses bisnis dengan menunjukkan urutan aktivitas di dalam proses. Diagram aktivitas UML dan peta mempunyai beberapa karakteristik umum yang membuatnya bermanfaat :

·         Baik peta maupu diagram aktivitas menyediakan representasi informasi grafis yang lebih mudah dipahami dibandingkan dengan uraian naratif.

·         Sama-sama menggunakan lambang standar untuk menyampaikan informasi, menunjukkan berbagai unsure dari suatu proses bisnis

·         Dibuat oleh ahlinya tetapi dapat dibaca oleh para pemakai dengan sedikit pelatihan.

·         Dapat menyediakan gambaran tingkat tinggi, seperti halnya tingkat rendah.

Overview Activity Diagram dan Diagram Detailed Acivity

§   Overview diagram menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian-kejadian penting, urutan kejadian-kejadian ini, dan aliran informasi antar kejadian.

§   Detailed diagram sama dengan peta dari sebuah kota. Diagram ini menyediakan suatu penyajian yang lebih detail dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang ditunjukkan pada overview diagram.

Overview Activity Diagram

·      Membuat Overview Activity Diagram

Langkah Pendahuluan

ü  Membaca uraian narasi dan mengidentifikasi kejadian penting

ü  Membubuhi keterangan pada narasi agar lebih jelas menunjukkan batasan kejadian dan nama-nama kejadian

Langkah-langkah untuk Membuat Diagram Aktivitas

ü  Menunjukkan agen yang terlibat dalam proses bisnis dengan menggunakan swimlanes

ü  Membuat diagram untuk masing-masing kejadian

ü  Menggambar dokumen yang dibuat dan digunakan di dalam proses bisnis.

ü  Menggambar tabel/file yang dibuat dan digunakan di dalam proses bisnis.

Diagram Detailed Acivity

Membuat Detailed Activity Diagram

ü  Menambah penjelasan naratif untuk menunjukkan aktivitas

ü  Membuat tabel arus kerja

ü  Identifikasilah diagram terperinci yang diperlukan

ü  Untuk setiap detailed diagram, lakukan langkah berikut ;

o   Membuat swimlane untuk agen yang terlibat pada satu atau beberapa kejadian yang ditunjukkan pada detailed diagram

o   Tambahkan segi empat panjang untuk setiap aktivitas di dalam kejadian yang didokumentasikan pada detailed diagram tersebut.

o    Gunakan garis tanpa putus untuk menunjukkan urutan aktivitas.

o   Atur dokumen yang dibuat atau digunakan oleh aktivitas-aktivitas didalam diagram tersebut.

o   Gunakan garis putus-putus untuk menghubungkan aktivitas dan dokumen

o   Dokumentasikan setiap tabel yang dibuat, dimodifikasi atau digunakan oleh aktivitas dalam diagram yang ada dalam kolom computer

o   Gunakan garis putus-putus untuk menghubungkan aktivitas dan tabel.

    IV.            MENGIDENTIFIKASIKAN RISIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS

a)      Pengendalian Internal dan Peran Akuntan

Pengendalian internal adalah proses, yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya, yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut: efektivitas dan efisiensi operasi; keandalan pelaporan keuangan; dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

Peran akuntan mengenai pengendalian internal harus memiliki pemahaman yang baik untuk berperan sebagai manajer, pengguna, perancang, dan evaluator system akuntansi

b)      Kerangka Kerja Dalam Mempelajari Pengendalian Internal : Komponen dan Sasaran Pengendalian Internal

Komponen Pengendalian Internal yang saling berkaitan adalah (1) lingkungan pengendalian, (2) penentuan risiko, (3) aktivitas pengendalian, (4) informasi dan komunikasi, dan (5) pengawasan. Sedangkan sasaran pengendalian internalnya mencakup (1) Efektivitas dan efisiensi operasi, (2) Keandalan Pelaporan Keuangan, (3) Ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, (4) Pengamanan aset

c)       Penentuan Risiko Pelaksanaan : Siklus Pendapatan

Risiko pelaksanaan mencakup risiko tidak tepatnya pelaksanaan transaksi. Risiko umum menjadi awal untuk penentuan risiko. Kemuian menyesuaikan risiko-risiko ini terhadap proses pendapatan tertentu. Risiko pelaksanaan yang umum untuk siklus pendapatan adalah pada saat penyerahan barang dan jasa, serta pad asaat penerimaan kas.

d)      Penentuan Risiko Pelaksanaan : Siklus Pemerolehan

Risiko pelaksanaan bersifat umum untuk dua transaksi siklus pemerolehan adalah menerima barang dan jasa, serta melakukan pembayaran.

e)      Penelitian Risiko Sistem Informasi

Risiko system informasi atau risiko kesalahan pad asistem informasi perusahaan melalui pencatatan, pembaruan, atau pelaporan data yang tidak tepat. Bagian ini menstrukturkan risiko system informasi menjadi dua kategori ;

1.       Pencatatan risiko

2.       Pembaruan risiko